Van papier van naar digitaal

Sinds de invoering van Digidoc2 bij BZK is dit blog wat stil blijven staan. Ik ben overigens wel actief blijven bloggen over intranet en aanverwante zaken via mijn blog bij IntranetConnect. Daarover binnenkort meer. Hoe staat het op het vlak van invoeringstrajecten? Bij BZK is Digidoc2 al weer enige tijd ingevoerd.

Van papier van naar digitaal
Inmiddels ben ik bij SZW betrokken bij de invoering van Digidoc2 aldaar. Eind 2011 hebben we enkele pilots uitgevoerd. De medewerkers van SZW werken nu nog niet met een document
management / workflow systeem. Anders gezegd: de hele documenthuishouding loopt via papier. SZW is dus een departement dat de overstap gaat maken van papier naar digitaal. Dat betekent dat medewerkers op een nieuwe manier samenwerken bij het maken, uitwisselen en raadplegen van documenten.

Kader van digitalisering
De consequenties van deze nieuwe manier van werken passen in een bredere ontwikkeling bij de (Rijks)overheid. De Rijksoverheid streeft naar een compact geheel van samenwerkende departementen. Daarbij horen onder andere uniforme ICT-faciliteiten zoals de digitale werkplek, een Rijkspas voor toegang tot gebouwen en een Rijksportaal. Bovendien kunnen ambtenaren meer plaats- en tijdonafhankelijk werken, door de gemaakte afspraken over resultaatgerichte sturing in plaats van aanwezigheid. Bij SZW zijn deze ontwikkelingen gepresenteerd onder de noemer s@men. Ook de invoering van Digidoc2 valt onder deze noemer.

Ervaren in plaats van erover praten
De aanpak van de digitalisering van de documentenstroom pakken we bij SZW aan op basis van ‘leren door doen’ en ‘ervaren in plaats van erover praten’ (denk aan inloopsessies, try-outs, trainingen ). Ook bij SZW delen de betrokken (in- en externe) medewerkers hun ervaringen in een Community of Practice. Voor de liefhebbers van tools: we werken met PBwiki voor werkafspraken envoor alle uitleg ten behoeve van Digidoc2 werken we met de wiki in de samenwerkingsruimte van het Rijskportaal.

Teamleren
Nieuw in deze invoeringsaanpak is het concept van ‘teamleren’. In deze sessies leren afdelingen digitaal samen te werken aan (of in) de documentenstroom. Deze aanpak is levendig. Het doel van deze vorm van leren is afdelingen na te laten denken over werkafspraken voor invoering. Op alledaags niveau vergt digitalisering vooral werkafspraken en onderling begrip. De wil om elkaar verder te helpen bij de overstap naar digitaal werken staat centraal bij het teamleren.

Lessons Learned Digidoc2

Op 31 januari 2011 werd Digidoc1 vervangen door Digidoc2. Digidoc is een Document Management / Workflow systeem van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). In Digidoc1 zaten al miljoenen documenten en de medewerkers voegen elke dag nieuwe documenten toe. De overstap omvatte een forse uitdaging wat betreft techniek (migratie) en gebruikers (acceptatie en educatie).

Leervoorkeur
Voor de 'big bang' overstap naar Digidoc2 heb ik samen met BZK de mix van trainings- en communicatiemiddelen ontwikkeld. De hele aanpak is er op gericht geweest om aan te sluiten op de leervoorkeur van elke medewerker. Zo konden medewerkers zelf gebruik maken van online bronnen met uitleg in tekst en video's, werkplektrainingen, uitlegboekjes, hulp via collega's en de servicedesk.

Dynamiek in een CoP
Om 2400 medewerkers in vier weken op te leiden moesten we opschalen naar zo'n 30 trainers die werkplektrainingen konden geven en beschikbaar waren voor de nazorg. In samenwerking met Idealisk is een tijdelijke pool opgebouwd van communicatief sterke, externe trainers. De trainers zijn in een aantal sessies gekoppeld aan de Digidoc Service Managers van BZK en collega's van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Zo ontstond een community of practice (CoP) rond de invoering van Digidoc2.

De ervaring met de community of practice aanpak is positief. De snelle uitwisseling van kennis en opbouw van team spirit valt op. Bij BZK is in een korte tijd een hoogwaardig team van trainers geformeerd dat in staat was de 'big bang' overstap naar Digidoc2 te laten slagen.

Positieve aandacht
Uit de evaluatie komt naar voren dat medewerkers de werkplektrainingen goed hebben ervaren. Medewerkers bleken ook beter in staat om met tegenslag om te gaan als bijvoorbeeld het systeem even haperde. De interne communicatie vooraf is ook goed beoordeeld. De hele aanpak voor invoering is erop gericht geweest om medewerkers bij BZK bewust te maken wat voor gebruikerstype zij zijn. Deze diagnostische aanpak stelde de trainers later in staat om een gerichte, korte (30-45 minuten) training op de werkplek te geven die was toegespitst op de behoefte van dat type gebruiker.

Positionering
De invoering en de trainingen zijn ingeleid met gesprekken per directie waarin alle stappen nog eens werden doorgenomen. De vragen werden beantwoord en gepubliceerd in de Digidoc2-wiki waar BZK'ers zelf ook content aan konden toevoegen (klik op de afbeelding voor de vergroting).
















Vooraf is ook een filmpje gemaakt dat medewerkers opriep via BZK Intranet de online test te doen "wat voor gebruiker ben jij?" Het filmpje met Martin van Waardenburg dat is gemaakt door Redrum sloeg erg goed aan. Er is meer over de Digidoc2-invoering te vertellen dan de lengte van dit blog toestaat. Mocht je meer details willen weten, neem dan contact op.

Nieuwe interface

Deze ontwikkeling zet mij aan het denken. De combinatie van scherm en webcam biedt straks geheel nieuwe mogelijkheden om informatie in te voeren en te bewerken. Op weg naar geen muis en toetsenbord meer?

Sneller leren in een Community of Practice

In het vorige blog had ik het over het nut van een community of practice (CoP) om het lerend vermogen binnen organisaties te versnellen. Binnenkort kom ik hier terug op de concrete ervaringen met de community of practice bij Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

Big community of practice
Bij BZK ging het om een zeer gerichte community of practice namelijk een community gericht op de uitrol van een workflow applicatie, Digidoc2. Ook bij veel grotere bedrijven werken en leren mensen samen in een community of practice. Lees bijvoorbeeld deze case bij Samsung eens.

Interessante quote die ik in het artikel over Samsung lees:

"The knowledge residing in individual employees cannot be extracted by an order from the top, but by the provision of relevant conditions.”

De juiste condities om kennis binnen een organisatie boven water te krijgen, liggen nu binnen handbereik:
1) Door de opkomende managementstijl die is gericht op resultaat en niet op aanwezigheid.
2) Door procesmatig werken en continue te zoeken naar verbetering.
3) Door de opkomst en mogelijkheden van social enterprise tools die digitale bronnen altijd, overal en relevant beschikbaar maken.

De mogelijkheden van social enterprise tools kwamen vandaag weer sterk naar voren bij het Intranetcongres2011. Zie de twitterstream via #intra11.

Community of Practice invoering Digidoc2

De komende twee weken leren de medewerkers van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hoe je werkt met Digidoc2. We hebben het hier over een ‘big bang’ invoering van een ECM-applicatie waarin het grootste deel van alle documenten en werkstromen zitten die binnen BZK dagelijks een rol spelen. Digidoc1 is reeds sinds 2004 in gebruik en wordt per 31 januari vervangen door Digidoc2.

Bytes & Behaviour
De invoering van Digidoc2 is gebaseerd op korte, intensieve ondersteuning (op de werkplek) voor alle BZK’ers. De trainingen zelf zijn er op gericht om BZK’ers te leren hoe ze straks zelf oplossingen vinden voor vragen over Digidoc2.

Na invoering is de hulp daar ook op afgestemd. Als een gebruiker dan een vraag over Digidoc2 heeft, is de eerste hulpbron de online helpfunctie in Digidoc2 (OLH). Daarna is er Digidoc2-wiki ingericht waarin uitleg staat die specifiek is gericht op een bepaald type gebruiker. Als je er zo niet uitkomt is er een netwerk van decentrale ‘power users’ waarbij je te rade kunt gaan. Voor de vraag die dan nog blijft bestaan is de ICT-Servicedesk het centrale punt. In het plaatje hieronder staat het in onderlinge samenhang.



Wiki als de centrale bron
Alle mensen die voor en achter de schermen betrokken zijn bij de overstap naar Digidoc2 delen hun inzichten, vragen en antwoorden in de wiki. De wiki is daarmee de centrale bron van ervaringsleer die via verschillende kanalen beschikbaar is voor de gebruiker.

Community of Practice
De big bang invoering in de komende twee weken is het topje van de ijsberg. Al eerder is begonnen een team samen te stellen om de overstap naar Digidoc2 in goede banen te leiden.

Het middel om alle kennis (content) vast te leggen voor de overstap is de wiki. Alle ervaringen zijn steeds weer opgenomen in de Digidoc2-wiki. De wiki vormt de (content)kern van een ‘Community of Practice’ waarin iedereen samenwerkt aan de invoering en support van Digidoc2. De community bestaat uit circa 50 mensen. Sommigen werken tijdelijk bij BZK, sommigen vast en komen uit verschillende afdelingen van BZK, maar iedereen is gemotiveerd.

Bottom line: behaviour
De motivatie van de mensen in de community komt uit hun wil om de optimale leerformule te kunnen bieden. Dat is de drijfveer. Het ging in de voorbereidingen steeds om de vraag: hoe leer je mensen om zelf te leren?

Een oncommunicatief blog over social media software

Dit gaat een oncommunicatief blogje worden. Het gaat hier namelijk over de "aanschaf" van social media software voor gebruik binnen bedrijven. Je weet wel: software waarmee je de (online) communicatie en algehele sociale dynamiek een boost geeft...

Huh?
Als je dit niet herkent. No worries! Dat betekent waarschijnlijk dat je niet in allerlei experimentele initiatieven deelneemt rond spontane, interne sociale bedrijfsnetwerken zoals bijvoorbeeld Yammer, BaseCamp, Socialtext. Of je hebt er gewoon geen zin in.

Er zijn enkele uitzonderingen waar sociale bedrijfsnetwerken wel formeel en breed zijn opgezet: onder andere KPN en Oce. Bij beide bedrijven kwam het initiatief voor een social network vanuit de afdeling communicatie.

Bij een brede invoering van social media binnen een organisatie krijg je te maken met weerstanden. Dit blog gaat niet over de menselijke kant, maar over de vraag: hoe kom je aan de juiste software?

Samen met IT: verdiep je in 'hun' vakgebied
Als je voorwaarts wilt met social media binnen je bedrijf, zul je op enig moment samen met de IT-organisatie tot een selectie moeten komen van de juiste software. Lees dit tikje gedateerde artikel over het selecteren van een social media software. Geeft een goed beeld van de criteria die voor IT'ers een rol spelen bij de selectie van social media software voor intern gebruik.

Het blijkt dat in de IT-gemeenschap erg interessante ideeën ontstaan hoe je op een slimme manier komt tot de ‘aanschaf’ van social media software in the cloud. Lees hier meer over “intelligente integratoren” in het artikel door Mark Smalley. Hij heeft een visie hoe IT-organisaties blijvend kunnen inspelen op cloud computing.

De (interne) inzet van social media gaat natuurlijk niet alleen om de systemen. Social media gaat over mensen en interactie. Systemen spelen echter een te wezenlijke rol om ze buiten beschouwing te laten. IT en Communicatie samen kunnen integrale toepassing van social media mogelijk maken.

Social media als nieuwe laag over bestaande systemen en processen

Bieden traditionele intranetten kansen voor de invoering van social media? Het lijkt er wel op. Neem het voorbeeld waarbij de statische boekenkast intranet is gekoppeld aan Yammer. Medewerkers kunnen elkaar wijzen op intranetpagina’s. Zo maak je het intranet levendiger en Yammer relevanter. Zie hieronder hoe dat eruit kan zien. Elke pagina op intranet bevat een knop "start een Yam". Zo deel je de link naar de pagina als onderdeel van jouw interne communicatie vie een microblog (in dit geval Yammer).

Is dit idee van social media als verbindende laag voor interne IT-systemen breder toepasbaar? Ja, natuurlijk waarom geen dialogen rond strategie? In het boek Managing Beyond Control stond al een aanpak en systematiek om de strategie te 'socialiseren' met doel om echt te sturen op de strategie. Er is al een eenvoudigere benadering van dit idee die je als kant-en-klare hosted applicatie kunt krijgen.

En waarom geen dialoog rond documenten in een workflow-applicatie? Of een dialoog rond een bestelling? Waarom benutten we de mogelijkheden van social media niet als laag rondom applicaties die het primaire proces ondersteunen? Denk aan documentmanagement/workflow, ERP of CRM. Dat roept integratievragen op waar IT (nog geen) antwoord op heeft. Je vraagt je wel eens af of hardcore applicatie-ontwikkelaars social media zien als een serieuze techniek? Lees het korte stukje hieronder ter illustratie.

ICT: informatie, communicatie en technologie. Er liggen volop kansen om op basis van het beste van die drie kennisgebieden nieuwe wegen in te slaan. Organisaties die deze gebieden combineren, verslaan de concurrentie op snelheid, aanpassingsvermogen en aantrekkelijkheid als werkgever voor talentvolle mensen.

Verregaande integratie van social media met de primaire digitale systemen van organisaties dragen een belofte in zich die het de moeite waard maakt om alle uitdagingen qua techniek, cultuur en invoering tot op de bodem uit te zoeken. We gaan interessante tijden tegemoet.